Hausverwaltung wechseln: Fristen, Beschluss und Übergabe

Wann ist ein Wechsel sinnvoll?

Nicht jede Verärgerung rechtfertigt einen Wechsel. Wenn aber mehrere der folgenden Punkte über längere Zeit zutreffen, ist ein Verwalterwechsel meist die bessere Lösung als weiteres Abwarten:

• Anrufe und E-Mails bleiben über Wochen unbeantwortet
• Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig verspätet oder ist nicht nachvollziehbar
• Gefasste Beschlüsse werden nicht oder nur teilweise umgesetzt
• Instandhaltungen werden aufgeschoben, bis daraus Schäden entstehen
• Handwerkerrechnungen werden ungeprüft weitergereicht
• Die Eigentümerversammlung findet unregelmäßig oder gar nicht statt

Ein häufiger Irrtum: Viele Eigentümer bleiben, weil sie den Wechsel für kompliziert halten. Der Ablauf ist gesetzlich klar geregelt und in der Praxis in wenigen Monaten erledigt.

WEG oder Mietobjekt: Wer entscheidet über den Wechsel?

Die Antwort hängt davon ab, welche Art von Verwaltung Sie haben.

Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft entscheidet nicht der einzelne Eigentümer, sondern die Eigentümerversammlung. Der Beschluss wird mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst.

Bei einer Mietverwaltung, also der Betreuung Ihrer eigenen vermieteten Wohnung oder Ihres Mietshauses, entscheiden Sie allein. Hier zählt der Verwaltervertrag mit den dort vereinbarten Kündigungsfristen. Üblich sind drei Monate zum Quartals- oder Jahresende.

Wie lange bin ich an meinen Verwalter gebunden?

Für die WEG-Verwaltung hat der Gesetzgeber die Position der Eigentümer mit der Reform von 2020 deutlich gestärkt.

Ein Verwalter darf höchstens für fünf Jahre bestellt werden; bei der ersten Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft sind es höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Wichtiger noch: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, auch ohne wichtigen Grund. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).

Praktisch heißt das: Sie müssen weder eine Vertragslaufzeit abwarten noch einen Pflichtverstoß nachweisen. Was Sie brauchen, ist ein Mehrheitsbeschluss.

Bei der Mietverwaltung gibt es diese gesetzliche Erleichterung nicht. Hier zählt allein, was im Vertrag steht. Prüfen Sie deshalb zuerst Laufzeit, Kündigungsfrist und eine mögliche automatische Verlängerung.

Der Beschluss in der Eigentümerversammlung

Damit der Wechsel sauber ist, braucht es in der Regel zwei getrennte Beschlüsse: die Abberufung des bisherigen Verwalters und die Bestellung des neuen, verbunden mit der Ermächtigung zum Abschluss des neuen Verwaltervertrags.

So bereiten Sie die Versammlung vor:

• Tagesordnungspunkte rechtzeitig beim Verwalter oder Verwaltungsbeirat anmelden
• Mindestens zwei bis drei Vergleichsangebote einholen und vorab zugänglich machen
• Leistungsbeschreibung und Vergütung gegenüberstellen, nicht nur den Monatspreis
• Einen sauberen Übergabetermin festlegen, idealerweise zum Jahreswechsel
• Beschlüsse vollständig protokollieren

Seit Dezember 2023 können Eigentümer außerdem verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 26a WEG). Personen mit einer einschlägigen Berufsausbildung, etwa Immobilienkaufleute, sind einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt.

Die Übergabe: Was der bisherige Verwalter herausgeben muss

Mit dem Ende der Bestellung endet auch die Verfügungsbefugnis. Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft herauszugeben. Dazu gehören:

• Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) und alle Versammlungsprotokolle
• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan
• Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und die laufende Buchhaltung
• Verträge mit Versorgern, Versicherungen und Dienstleistern
• Zugang zu den Gemeinschaftskonten samt Kontounterlagen
• Schlüssel, Wartungsnachweise und technische Unterlagen

Ein wichtiger Punkt: Die Gemeinschaftskonten gehören der Eigentümergemeinschaft, nicht dem Verwalter. Achten Sie darauf, dass sie auf den Namen der Gemeinschaft laufen. Wird die Herausgabe verzögert, hilft in der Praxis meist schon eine schriftliche Fristsetzung mit Übergabeprotokoll.

Häufige Stolpersteine

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Beschluss, sondern danach:

• Zeitlücke zwischen Ende des alten und Beginn des neuen Vertrags: Die Gemeinschaft steht ohne Verwalter da
• Unvollständige Unterlagen: Ohne Belege lässt sich die nächste Jahresabrechnung nicht sauber erstellen
• Laufende Verfahren und offene Forderungen werden beim Wechsel übersehen
• Ein Wechsel mitten im Wirtschaftsjahr erschwert die Abrechnung für beide Seiten
• Der neue Vertrag wird beschlossen, aber nie unterschrieben

Deshalb lohnt sich ein gemeinsamer Übergabetermin, bei dem alter und neuer Verwalter die Unterlagen durchgehen und ein Protokoll unterschreiben.

So begleiten wir den Wechsel

Wenn Sie zu uns wechseln, übernehmen wir den organisatorischen Teil:

• Wir prüfen kostenlos Ihren bestehenden Verwaltervertrag auf Laufzeit und Fristen
• Sie erhalten ein festes Angebot je Einheit mit vollständiger Leistungsbeschreibung
• Wir liefern die Beschlussvorlage für die Eigentümerversammlung
• Die Übergabe der Unterlagen organisieren wir direkt mit Ihrer bisherigen Verwaltung
• Wir stellen uns Eigentümern und Mietern persönlich vor

Was die Verwaltung anschließend kostet, lesen Sie in unserem Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung?. Unseren vollständigen Leistungsumfang finden Sie auf der Seite zur Immobilien- und WEG-Verwaltung.